Poniżej znajdują się wskazówki dla postępowania na poszczególnych etapach poszukiwań, w konkretnych i typowych sytuacjach, na które się natrafia. Strony zawierają także druki i wzory dokumentów do pobrania, które można wykorzystać w swoich poszukiwaniach - w urzędach, sądach, itp.
USC - odpis aktu urodzenia
Zawsze należy zaczynać od początku i od tego co najłatwiejsze. W przypadku poszukiwań bliskich rozdzielonych adopcją zawsze najważniejszy i najłatwiejszy do uzyskania jest odpis aktu urodzenia - co ważne ODPIS ZUPEŁNY. Zawsze od tego trzeba zacząć, bez względu nawet na to czy było się osobą adoptowaną czy nie.
USC - uzyskanie sygnatury sprawy adopcyjnej
Sądy w swojej pracy posługują się sygnaturami spraw - cyfrowo-literowym oznaczeniem. Jakikolwiek wniosek np. o wgląd do akt dowolnej sprawy wymaga poznania sygnatury. W przypadku spraw adopcyjnych jest to o tyle istotne, że bez znajomości sygnatury właściwie nie ma prostego sposobu na znalezienie dokumentacji. Wynika to z faktu, że sekretariaty sądowe posługują się skorowidzami, a te zawierają sygnatury i nazwiska. Dla spraw adopcyjnych nie są to nazwiska adoptowanych, lecz wnioskodawców, czyli rodziców adopcyjnych a to nazwisko jest zwykle nieznane. Pytając o sygnaturę zawsze należy jednocześnie pytać o właściwość (nazwę i miejscowość) sądu, ponieważ sygnatury nie zawierają tej informacji. Samą sygnaturę można poznać w domu dziecka, ośrodku adopcyjnym i (o czym wie niewielu) w Urzędzie Stanu Cywilnego.
Parafia - dane rodzeństwa
Władza państwa nie sięga kościoła i nie ingeruje w zapisy ksiąg metrykalnych, z których głównie interesujących nas księgi ochrzczonych. Zawarte w niej zapisy pozostają niezmienione i zawierają wiele cennych informacji. Z nich można poznać datę urodzenia, imiona i nazwisko oraz dane rodziców poszukiwanego. Może tam być nawet informacja o zawodzie wykonywanym przez rodziców.
Sąd - wgląd do akt
Mając sygnaturę sprawy adopcyjnej i znając sąd można zwrócić się do sądu o zgodę na wgląd do akt sprawy adopcyjnej. Jeśli jednak nie jesteśmy osobą, której dotyczyła sprawa (czyli osobą adoptowaną) należy się z dużym prawdopodobieństwem liczyć z odmową. W takim przypadku należy ponownie zwrócić się do sądu, ale już z prośbą o skierowanie zapytania do rodziców adopcyjnych, czy wyrażają zgodę na kontakt z poszukiwaną osobą, czyli ich adoptowanym dzieckiem.
MSWiA - udostępnianie danych
W opisie systemu PESEL (czytaj więcej...) wspomniano, że nie można samodzielnie skorzystać z tego systemu w celu np. ustalenia miejsca zamieszkania danej osoby. Może to dla nas zrobić MSWiA, a konkretnie Centrum Personalizacji Dokumentów Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.
